"우리가 가고자 하는 변화의 방향에 맞춰 공간을 디자인 했어요. 직원들이 이 공간에서 업무를 수행하며, 고객들의 니즈에 빠르게 부응할 수 있도록 설계하려고 노력했죠."

아바스틴, 허셉틴, 알레센자 등 항암제 분야에서 굳건하게 선두 자리를 지키고 있는 로슈가 혁신을 위한 '변화(transformation)'를 시작했다. 어느 분야든 영원한 일등은 없듯 최근 항암제 분야 역시 면역항암제와 다양한 유전자 변이를 타깃으로 하는 새로운 항암제가 등장하면서 로슈의 아성에 도전하는 경쟁자도 적지않다.

이런 상황에서 로슈는 'transformation'을 기치로 새로운 조직운영시스템을 만들고, 이를 공간에 구현하기 위해 행동기반 직장(ABW; Activity-based workplace)으로 업무 환경에 변화를 줬다. 그 일환으로 최근 로슈는 유방암, 폐암, 혈액암, 소화기암, 비뇨기/부인암과 감염질환, 신경과학, 맞춤의료, 면역이식 등 총 10개의 TA로 팀을 재편했다.

히트뉴스는 로슈의 ABW에 대해 기획부터 실행까지 담당한 BuildUS팀 김진희 리드와 오창석 파트너, 김희정 파트너를 만나 ABW를 완성하기까지 과정과 한국로슈가 추진하고 있는 변화를 들어봤다.

★김진희 소화기암 리더(빌드어스 2.0 리더)=트랜스포메이션을 시작하면서 회사가 고객 니즈에 더 빠르게 부응하고, 환자들에게 더 나은 해결책을 빨리 전달할 수 있는 조직으로 변해야 한다는 방향에서 시작됐습니다. 이 기조에 맞춰 공간을 구성해야 한다는 의견도 나왔습니다.

기존 오피스가 고정된 개인 좌석, 부서 공간이 있는 딱딱한 구조였다면, 이 구조를 바꿔보자는 것을 목표로 프로젝트가 시작됐죠. 프로젝트는 목적에 따라 1.0, 2.0, 3.0 단계로 구분되는데 크게는 1.0의 기조에 맞게 약 1년 넘게 진행했습니다.

★오창석 SHE 파트너(빌드어스 1.0 리더)=공간, 위치, 사무실 장소에 대해 결정할 때 본사에서 제시하는 기준이 있습니다. 예를 들어 건물에 내진설계가 되어 있는지, 사용하는 냉매는 친환경인지, 임직원들이 위험에 노출되지는 않는지 등을 종합적으로 평가해야 합니다. 1.0에서는 다양한 본사 지침을 기준으로 평가해 적절한 건물의 위치와 공간을 파악해서 현 사무실 공간을 오피스 공간을 활용하기로 결정했습니다. 최종적으로 사무실 리노베이션의 기본 토대를 마련했죠.

★김진희=2.0에서는 1.0 팀의 결과를 기반으로 어떻게 업무 환경을 조성할 것인지에 대한 고민과 논의가 이뤄졌습니다.

★김희정 의학부 파트너(빌디어스 3.0 공동리더)=3.0 팀은 2.0 에서 도출한 디자인을 바탕으로 실질적으로 공사를 진행하는 데 조율하는 역할을 했어요. 직원들이 사무실에 업무를 하면서 동시에 리노베이션이 진행되다보니, 관련해 직원들의 의견을 어떻게 반영하고, 어떻게 구현할지, 또 불편한 점에 대해 어떻게 의사소통하면 좋을지에 대해 많은 논의를 했죠.

★오창석=3.0 과정이 굉장히 어려웠어요. 고정된 좌석이 사라지고, 개인 방에서 업무를 보던 임원들도 방도 없이, 우리와 똑같은 환경에서 함께 일했거든요. 개인 공간에 비치된 물건들을 모두 라커로 옮기는 등 각 직원들에게 변화가 컸죠. 이 과정에서 생길 수 있는 직원들의 불편함에 대한 걱정이 많았기 때문에, 임직원과 커뮤니케이션에도 많이 신경을 썼죠.

★김희정=감사하게도 대부분의 직원들이 긍정적이었요. 물론 다소 아쉬움을 표하는 의견들도 있었죠. 대표적으로 전면이 통유리로 디자인된 미팅룸에 대한 의견이 있었는데요, 투명(transparent)하게 소통하자는 의미를 살리고 사방을 활용해 메모도 하고, 스티커도 붙이면서 일할 수 있다는 장점을 담아 기획된 공간이 있어요. 너무 투명해서 지나가는 동료들과 눈이 계속 마주친다거나 어색하다는 피드백이 있었어요.

또 리노베이션 이전에는 각 자리마다 휴지통이 비치돼 있던 것과 달리 지금은 친환경 오피스로 변화하고자 몇 군데에만 휴지통을 뒀어요. 간혹 불만을 표하는 직원들도 있지만, 운동삼아 휴지통이 있는 곳까지 걸을 수 있다고 답변해 드리기도 했죠.(웃음)

★김진희=이번 리노베이션 과정은 일반적인 스마트 오피스와 달라요. 이미 우리는 2년 전부터 트렌스포메이션에 대한 논의를 시작해 '변화'를 예상하고 있었다. 따라서 공간만 바뀐 것이 아니라 우리의 조직 문화도 함께 바뀌었습니다. 트랜스포메이션을 통해 얻고자 하는 궁극적인 핵심 가치를 구현하고자 노력했습니다.

결국 리노베이션을 통해 스마트오피스를 넘어 각자가 업무 스타일에 맞게 주도적으로 공간을 선택하고 업무를 할 수 있는 ABW방식의 공간으로 거듭났어요. 공간의 변모가 회사가 나아가고자 하는 방향과 맞물리고, 이 과정에서 BuildUS 팀이 만들어져 시너지 효과를 냈다고 생각해요.

★오창석=1.0 단계에서 개인의 자리를 넓고 좋게 만드는 것 보다도 임직원이 함께 ‘협업’할 수 있는 공간을 최대화할 필요가 있다고 판단했습니다. 실제로 팀원들과 협력할 수 있는 공간, 부서의 경계없이 다른 부서원들과도 함께 일할 수 있는 환경을 만들어야 한다는 직원들의 의견이 많았어요.

이런 의견을 반영해 미팅 공간이 이전 대비 13개가 늘어날 정도로 협업 가능 장소가 많아져 직원들이 느끼던 갈증이 많이 해소됐어요. 직원들의 의견을 최대한 수용하려고 노력했기 때문에, 직원들의 불만이 크지 않았던 것 같아요.

★김진희=애초에 우리 로슈가 가고자 하는 방향에 맞게 공간을 구성하기 위해 전략 로드맵을 만들었습니다. 각 부서별로 1명씩 모여서 태스크포스팀을 조직하고 로드맵을 세웠는데, 우리가 공간에서 구현해야 하는 핵심 가치가 민첩성(Agility), 고객 중심 협업(Customer-centered collaboration), 다양성과 포용(D&I, Diversity and Inclusion)이라는 세가지로 압축됐습니다.

최근 10개의 TA(Therapeutic Area)를 기반으로 하는 팀으로 조직이 변경됐는데, 이 팀들이 필요시 일정기간동안 전용으로 사용할 수 있는 공간을 구성할 수 있어요. 이를 통해 원활한 논의, 빠른 의사결정 등 업무의 민첩성을 높이고자 했어요. 또한 팀끼리 혹은 다른 팀과 협업할 수 있도록 팀 전용 공간과 더불어 워크샵 등이 가능한 다양한 형태의 공간을 구성하고 전 직원이 함께 모일 수 있는 공간도 만들었어요.

과거에는 공간이 좁아 전 직원이 다 같이 모일 수 없었는데, 이제는 쉽고 빠르게 사내에 모여 회사 차원의 메시지를 함께 나눌 수 있게 됐어요. 마지막으로, 직원들이 다양성을 존중, 스스로 업무공간을 선택할 수 있는 공간으로 거듭나고자 했습니다. 이 세 가치가 잘 구현되기 위해서는 투명성이 바탕이 되어야 한다고 생각했고 이를 반영하기 위해 모든 미팅룸을 마치 어항처럼 투명하게 디자인했어요.

★오창석=좌석과 미팅룸은 임직원 각자의 기호와 다양성을 고려해 디자인됐어요. 삼면이 막혀 있어 업무 집중할 수 있는 좌석도 있고, 칸막이가 없이 다른 구성원과 논의하며 일할 수 있는 자리도 있습니다. 미팅룸 역시 책상이 자유롭게 움직이는 공간, 벽과 문이 없는 협업 공간 등 직원들의 다양한 니즈가 반영됐습니다.

프로젝트를 진행하면서 다른 회사들의 오피스도 견학할 기회가 있었는데요, 이때 느낀 것은 우리 임직원들이 다른 회사와 달리 정말 적극적으로 참여했다는 점이었습니다. 안전과 시설 관리를 책임지는 나를 차치하더라도 다른 팀원들은 주 업무 분야가 아님에도 적극적으로 리노베이션 과정에 참여했거든요.

팀원들 모두 디자인을 하면서 다른 직원들에게 많은 피드백을 받았고, 프로젝트가 끝난 지금도 직워들의 의견을 받고 있어요. 어떻게 하면 좋은 오피스를 만들 수 있을지, 전 직원에게 끊임없이 물었고 지나고 보니 우리의 손때가 많이 묻어 있는 것 같아 뿌듯함을 느껴요.

★오창석=SHE는 Safety, Security, Health & Environment 의 앞글자입니다. 예상되는 위험(Risk)과 비즈니스 영속성(business continuity) 관리를 위해 임직원들의 안전과 건강, 업무 공간에 대한 전략을 수립하는 파트너 역할을 하고 있어요.

쉽게 말해 산업안전보건을 담당하고 있다고 설명드릴 수 있겠네요. 로슈는 이 포지션을 굉장히 중요하게 생각해요. 면접도 본사에서 한 번 더 봐야하고 정기적으로 트레이닝을 거쳐야 하는 직책이죠.

다른 회사 안전 담당자와 비교해 권한을 많이 가진 편이라, 코로나19 상황에서의 업무 방식 결정과 재택 관련 규정 마련 시에도 SHE partner로서 제 의견이 적극으로 반영됐어요. 본사의 방침도 있기 때문에, 회사에서 중요한 결정을 내릴 때에는 적극적으로 개입하고 있습니다.

★김진희=코로나19 사태를 겪으면서 SHE partner 라는 직책의 중요성이 더욱 커진 것 같아요. 확진자가 발생했을 때, 곧바로 전직원에게 알람 문자를 보내고 문의사항에도 빠르게 답변해 주거든요. 초기에 마스크 구입이 힘들었을 때에도 직원들의 안전을 최우선으로 어려움없이 공급해 줬어요.

★오창석=본사에서 권고하는 전염병 대비 플랜이 있는데, 전직원이 90일 동안 사용가능한 마스크를 구비하라는 내용이 있어요. 이를 바탕으로 과거 메르스 유행 때도 퀵서비스로 영업부 직원의 가정에 마스크를 보낸 적이 있어요.

마스크뿐만 아니라 손세정제, 다른 안전 보호장구 등도 함께 관리하는데 어떻게 그렇게 마스크를 잘 구하는지 다른 제약사에서 문의한 적도 있어요. 요즘같이 어렵고 건강이 중요시되는 시기에 직원들을 지킬 수 있다는 위치에 있다는 것에 더욱 자부심과 보람을 느낍니다.

★김진희=빌드어스 팀은 자발적인 지원으로 구성됐어요. 인테리어 경험이 없어서 해보고 싶기도 했고(웃음), 내가 이러한 업무를 함으로서 회사가 나아가고자 하는 방향에 도움이 될 수 있을 것 같아서 지원했습니다.

★김희정=기쁜 마음으로 지원했어요. 개인적으로 인테리어에 대한 관심도 많았고, 비즈니스 부서에서 하는 일도 물론 중요하지만 회사가 나아가고자 하는 방향이 무엇인지 궁금해서 함께 참여했어요. 낯선 사람들과의 업무에 대해 처음에는 걱정이 많았는데 생각보다 훨씬 재밌었어요. 다른 내부 직원들과 소통도 많아서 스스로도 많이 성장할 수 있는 계기였죠.

★김진희=100번 이상의 결정을 내릴 정도로 정말 많은 논의를 했어요. 벽지 색깔이나 모서리의 모양을 정하는 것에서부터 인테리어의 기반이 되는 가치가 무엇이냐는 것까지 수많은 논의와 조율이 이뤄졌죠.

★오창석=조율 과정에 어려움이 있을 때는 초기에 만든 전략 로드맵을 다시 살피면서 어떤 가치가 중요한지 계속해서 확인했어요. 우리가 합의를 이룬 후에도 본사 피드백도 반영해야 했기 때문에 마지막에 디자인이 바뀐 부분도 있어요. 이처럼 수많은 피드백과 변경으로 어려울 때마다 전략 로드맵이 우선 순위 결정에 아주 큰 도움이 됐습니다.

★김희정=처음 시작할 때는 우리의 프로젝트가 다른 회사의 자율 좌석제와 크게 다를 것이 없다고 생각했어요. 이 과정을 다 겪고 나니 우리의 리노베이션은 회사가 추구하고자 하는 바를 구현하기 위해 디자인되었다는 점과 모든 직원들의 의견이 적재적소에 녹아 있다는 것, 우리가 동료들의 의견을 최대한 반영했다는 점에서 크게 다르다는 것을 느꼈죠. 이 점이 가장 기억에 남고 의미 있어요. 모니터도 와이드, 듀얼 등 다양하게 구비하고, 할 수 있는 범위 내에서 최대한 다양한 옵션을 마련하려고 노력했죠.

★오창석, 김진희, 김희정=전사 미팅(타운홀)을 할 수 있는 공간이 가장 하이라이트에요.

★김진희=스프린트(sprint) 룸도 말씀드리고 싶어요.. 이 곳은 대학교 때 많이 사용한 일체형 좌석으로 이뤄졌어요. 공간이 사람을 만든다고 하는데, 주입식으로 발표를 듣고 기계적으로 일하는 곳이 아니라, 실제 가슴에 와 닿는 업무 공간을 만들고 싶었죠.

로슈 스튜디오도 자랑하고 싶어요. 크지는 않지만 내부에서 리더십팀이나 의학부의 직원들이 영상을 촬영하거나 온라인을 정보를 전달할 수 있도록 영상장비와 크로마키 스크린도 구비하고 있어요. 고객, 직원들과 소통하기위해 다양한 접근이 가능한 공간을 만들고자 했거든요. 사장님 공간에 문이 없이 뻥 뚫려 있다는 점도 재미있어요.

★김진희=과거에는 창가 쪽이 거의 못쓰는 공간이었어요. 지금은 최대한 전망 좋은 곳에 협업 공간, 커피 마실 수 있는 장소를 만들어서 공간 활용도를 크게 높였어요.

★김희정=사장님이 전망 좋은 창가를 적극적으로 활용하자는 의견을 주셨고 모든 직원이 접근 가능한 공간으로 만들자고 하셔서 최대한 활용도를 높이려고 노력했어요. 실제 직원들의 만족도가 아주 높아요.

★김진희=우리 외에도 각 부서별 담당자 9분과 지원해주신 임원 2분이 더 계세요. 그 임원 분들이 권한위임을 잘 해주셔서 수많은 결정을 팀 자체적으로 할 수 있었고 이러한 경험을 할 수 있다는 것 자체가 의미 있었어요. 빌드어스팀이 총 12명인데 시간 맞추기가 힘들어서 점심시간에 김밥을 먹으면서도 매주 2시간씩 즐겁게 미팅을 진행했죠.

공간을 구성하고 나서 남는 가구가 있어 다시 팔아야 했는데, 이 과정까지 모두가 자발적으로 책임질만큼 재밌게 참여했어요. 더불어 직원들이 오피스에 상주하는 동안에도 공사를 진행한 시기가 있어 스트레스 받은 분들이 있을 것 같은데 이 리노베이션은 빌드어스팀만이 아니라 300여명의 한국로슈 직원의 도움이 있어 가능했던 것 같아요.

★오창석=많은 분들이 도와 주셨고 우리 빌드어스팀도 모두 헌신적으로 참여해 감사하다는 말씀 꼭 드리고 싶어요. 이번 프로젝트가 더 특별하게 느껴졌던 이유는 제약 회사 최초의 애자일 오피스를 구현하기 위한 과정이었다는 것이에요.

어떻게 하면 직원들이 일을 더 Agile 하게, 편하게 할 수 있을까, 사무실 오는 것을 더 즐겁게 할 수 있을까 고민하면서 많은 자부심과 자긍심을 느꼈습니다.

★김희정=바뀐 공간에 많은 애착이 갑니다. 개인적으로도 성장했지만 함께 일하고 있는 모든 한국로슈 임직원들이 적극 협력하고 열린 마음을 가지고 있다는 것을 느꼈어요.

빌드어스팀을 서포트한 두 임원 중 한 명은 외국인인데 언어를 초월해서 열린 마음으로 서로를 대한 것 같아요. 처음에는 가능할지 의문이었지만 실제 실현 과정을 보면서, 향후에도 고객들과 환자들을 위해 빠르게 나아갈 수 있는 무궁무진한 한국로슈의 가능성을 볼 수 있었어요.