지출보고서 작성 시 개인정보보호 원칙을 고려해 적법한 수집근거가 있고 증빙목적에 필요한 최소한의 개인정보만 수집해야 한다.

법무법인 유한은 지난달 28일 한국제약바이오협회 윤리경영워크숍에서 '지출보고서 개인정보 보호 원칙과 지출보고서 주요 쟁점'은 수집단계와 데이터 무결성, 열람단계 등에서 나타날 수 있다고 밝혔다.

즉, △적법한 수집근거가 있고 증빙 목적에 필요한 최소한의 개인정보를 수집하는지 △증빙자료의 정확성, 신뢰성 확보는 어떻게 할 것인지 △의료인의 열람청구·정정청구권을 보장하는지 문제다.

유한에 따르면 수집단계에서 제품설명회 사진을 촬영하는 경우가 있고, 사진이 증빙자료로 신뢰도를 갖는 것으로 보고 있으나 이 때, 촬영된 사진 영상정보는 사진에 있는 인물 모두 개인정보에 해당한다.

정보주체(의료인 등)로부터 동의받지 않고 사진을 촬영하는 경우, 사진촬영이 약사법상 지출보고서 근거자료 보관을 위해 '불가피한지', 사진촬영이 지출보고서 내역 관련 분쟁대비에 '관련'되고, '합리적인 범위 내'며, 이 같은 목적이 사진에 포함된 인물들 권리보다 '명백히 우선한지' 문제가 될 수 있다.

이에 유한은 "개인정보처리자(회사)의 정당한 이익 달성을 위해 증빙자료를 수집할 경우에도, 회사 이익이 정보주체 이익보다 우선해야하고 수집되는 개인정보가 회사 이익과 관련성이 있으며 합리적인 범위로 제한돼야 한다"고 설명했다. 

또한 "사진은 제품설명회 실시를 증명하는 증빙자료고, 특정인의 본인확인을 위해 사용되는 것이 아니기 때문에 촬영시점 일시정보가 위변조되지 않게 관리하는 방법 등이 필요하다"며 "자체적으로 위변조되지 않는 일시정보를 포함하는 증빙자료가 있다면 사진보다 가치가 높을 것"이라고 말했다. 

모든 증빙자료는 전자파일로 보관하거나 PDF스캔본으로 보관하는 것이 가능하다고 판단했다.

열람단계에서는 의료인의 열람청구·정정청구권에서 쟁점이 될 수 있다. 

의료인 등이 본인 지출보고서 작성 내역을 요청하는 경우 회사는 확인해 줘야 한다. 다만, 요청한 자의 신원확인을 하는 방법 등 개인정보에 대해 약사법령상 정하지 않았다. 이 때, 경제적 이익 등 제공내역 확인 요청 시 요청자의 신원확인을 위해 합리적인 수단이라고 개관적으로 인정되는 방식은 허용된다는 판단이다.

아울러 개인정보 보호법상 회사는 의료인 등이 개인정보 정정을 요구할 수 있는 방법과 절차를 마련해야 하고, 의료인 등은 이에 따라 개인정보 정정을 요구해야 한다. 

회사는 의료인 등으로부터 개인정보 정정 요구를 받으면 지체없이 조사하고, 조사를 할 때 필요하면 의료인에게 정정요구사항 확인에 필요한 증거자료를 제출하게 할 수 있다. 또 회사는 의료인 등으로부터 요청을 받으면 10일 이내 조치해야 하고 조치하지 않은 경우 사유를 통지해야 한다.